Zazwyczaj, zadania ASI określone są wewnętrznie, a często powierzane są ekspertom IT. Do głównych obowiązków ASI należą m.in. administrowanie serwerami i zapewnianie bezpieczeństwa systemów informatycznych.

Łączenie funkcji IOD i ASI może jednak być niezgodne z RODO, ze względu na wymogi dotyczące niezależności IOD, jego pozycji w strukturze organizacyjnej oraz możliwości prawidłowego wykonania zadań. Często osoba pełniąca rolę IOD i ASI sprawuje nadzór nad zgodnością swoich działań z prawem, co może prowadzić do braku rzeczywistego nadzoru nad przetwarzaniem danych.

IOD musi podlegać najwyższemu kierownictwu, co ma zapewnić niezależność i skuteczność wykonywania funkcji. Jednoczesne pełnienie funkcji IOD i ASI wyklucza sytuacje, w których osoba ta podlegała by innym osobom, które nie są najwyższym kierownictwem.

Zgodnie z art. 38 ust. 6 RODO, IOD może pełnić inne zadania, o ile nie prowadzi to do konfliktu interesów. Konflikty interesów mogą pojawiać się, gdy IOD zajmuje stanowiska, które określają cele i metody przetwarzania danych.

Stanowiska, takie jak dyrektor generalny, dyrektor IT, kierownik działu marketingu czy HR, są uznawane za prowadzące do konfliktu interesów, jeśli osoby na tych stanowiskach biorą udział w określaniu celów i sposobów przetwarzania danych.

Podsumowując, możliwość konfliktu interesów między funkcjami „”ASI”” i „”IOD”” powinna być monitorowana na bieżąco.

Decyzja, czy konflikt interesów występuje, powinna być podejmowana indywidualnie, biorąc pod uwagę konkretne okoliczności.

Dziękuję Ci za poświęcony czas na przeczytanie tego artykułu. Twoje zrozumienie kwestii związanych z RODO i rolą Inspektora Ochrony Danych jest dla nas priorytetem.

Zachęcamy do podzielenia się refleksjami i pytaniami. Twoje doświadczenia mogą być cennym wkładem do tej rosnącej dyskusji. Jesteśmy tutaj, aby pomóc, rozwiać wątpliwości i odpowiadać na pytania.

Dziękujemy za bycie z nami i czekamy na Twoje cenne uwagi. Razem, możemy zrozumieć i zastosować RODO lepiej.

Czy Inspektor Ochrony Danych (IOD) może być jednocześnie kierownikiem komórki w organizacji? To pytanie, które często zadają sobie administratorzy danych i liderzy organizacji. Odpowiedź, jak zwykle, nie jest czarno-biała.

Wg art. 38 ust. 6 RODO, Inspektor Ochrony Danych może wykonywać inne zadania i obowiązki. Istotne jest jednak, aby takie dodatkowe obowiązki nie powodowały konfliktu interesów. Tutaj kryje się sedno problemu. To wymaganie wynika bezpośrednio z konieczności zapewnienia niezależności Inspektora Ochrony Danych.

Możemy by to wyjaśnić na prostym przykładzie. Gdyby IOD był jednocześnie dyrektorem departamentu IT, mógłby decydować o zabezpieczeniach systemów informatycznych lub projektować systemy przetwarzające dane osobowe. Czy w takim przypadku mógłby jednocześnie, jako IOD, prowadzić badania zgodności tych procesów z przepisami o ochronie danych osobowych? W końcu byłby to człowiek, który decyduje o procesach, które ma jednocześnie kontrolować.

Przy wyznaczaniu „IOD” warto zwrócić uwagę na trzy kluczowe kryteria:

1. Organizacyjne: IOD powinien bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu jednostki organizacyjnej.
2. Merytoryczne: inne obowiązki nie powinny negatywnie wpływać na niezależne wykonywanie zadań IOD.
3. Czasowe: IOD powinien dysponować czasem wystarczającym do wykonywania swoich zadań.
   

Jest to szczególnie istotne, gdy weźmiemy pod uwagę złożoność i ilość zadań, jakie mogą paść na IOD. Czy IOD będący jednocześnie innym kierownikiem, będzie w stanie odpowiednio wykonywać swoje obowiązki?

Podsumowując, choć RODO nie wyklucza jednoczesnego pełnienia funkcji IOD i funkcji kierownika komórki w organizacji, nieprzeprowadzenie dokładnej analizy przez administratora danych i nieuwzględnienie powyższych kryteriów może prowadzić do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Z tego powodu, zawsze warto poświęcić trochę więcej czasu na analizę i rozmowy z zespołem, zanim podejmiemy decyzję o wyznaczeniu IOD. Dbając o zgodność z RODO, dbamy o reputację naszej organizacji i bezpieczeństwo danych naszych klientów.

Dziękuję Ci za poświęcony czas na przeczytanie tego artykułu. Twoje zrozumienie kwestii związanych z RODO i rolą Inspektora Ochrony Danych jest dla nas priorytetem.

Zachęcamy do podzielenia się refleksjami i pytaniami. Twoje doświadczenia mogą być cennym wkładem do tej rosnącej dyskusji. Jesteśmy tutaj, aby pomóc, rozwiać wątpliwości i odpowiadać na pytania.

Dziękujemy za bycie z nami i czekamy na Twoje cenne uwagi. Razem, możemy zrozumieć i zastosować RODO lepiej.

Bezpieczeństwo danych osobowych jest kluczowe dla każdej firmy lub organizacji, która gromadzi i przetwarza tego rodzaju informacje. Zgodnie z RODO, podmioty przetwarzające muszą stosować odpowiednie środki ochrony, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych.

W tym artykule omówimy 5 kroków, które pomogą Ci zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych w Twojej firmie.

1. Zidentyfikuj dane osobowe, które przechowujesz:

Pierwszym krokiem do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych jest zidentyfikowanie, jakie dane przechowujesz i gdzie się znajdują. Sporządź wykaz danych osobowych, których przechowywanie jest związane z Twoją firmą, w tym dane klientów, pracowników, dostawców, itp.

2. Stwórz procedury bezpieczeństwa:

Po zidentyfikowaniu danych osobowych, które przechowujesz, należy stworzyć procedury bezpieczeństwa, które pomogą Ci zabezpieczyć te dane przed nieuprawnionym dostępem, usunięciem czy kradzieżą. Procedury powinny być dostosowane do specyfiki Twojej firmy i uwzględniać wszelkie możliwe zagrożenia. 

3. Szkolenie pracowników:

Bezpieczeństwo danych osobowych zależy również od postępowania pracowników. Wszyscy pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni w zakresie zasad bezpieczeństwa danych osobowych oraz przestrzegania procedur bezpieczeństwa. Pracownicy powinni być świadomi, jakie dane osobowe są przechowywane przez firmę, jakie są zagrożenia i jakie procedury mają zastosować w razie naruszenia bezpieczeństwa danych. 

4. Zabezpiecz sieć i urządzenia:

Odpowiednie zabezpieczenie sieci i urządzeń, na których przechowywane są dane osobowe, jest kluczowe dla zapewnienia ich bezpieczeństwa. Wszystkie urządzenia powinny być zabezpieczone hasłami, a sieć powinna być zabezpieczona odpowiednim oprogramowaniem antywirusowym i zapory ogniowej. 

5. Regularne testowanie i audyty:

Regularne testowanie i audyty systemów zabezpieczeń pomoże Ci ocenić ich skuteczność i wykryć ewentualne luki w zabezpieczeniach. Należy regularnie przeprowadzać testy penetracyjne, czyli próby włamania.

Audyt Bezpieczeństwa Danych Osobowych, to usługa, która skierowana jest do osób pragnących zyskać pewność, że w ich przedsiębiorstwie zostały spełnione wszelkie wymogi nałożone przez Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Niedostosowanie procedur do aktualnych przepisów prawnych to realne ryzyko otrzymania wysokiej kary finansowej.

Kto podlega pod zapisy Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych?

Prowadzisz niewielką firmę i jesteś przekonany, że zapisy RODO Cię nie obowiązują? Niestety, ale jesteś w błędzie. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych obejmuje swoimi zapisami każdego przedsiębiorcę, który prowadzi swoją działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej. Nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia forma prawna zarejestrowanego przedsiębiorstwa. Restrykcyjne wymagania w takim samym stopniu dotyczą jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółek.

Audyt Bezpieczeństwa Danych Osobowych – co to takiego?

Audyt zgodności z RODO to usługa, dzięki której poznasz słabe strony procedur związanych z ochroną danych osób fizycznych, które funkcjonują w Twoim przedsiębiorstwie. Nasi doświadczeni audytorzy posiadający specjalistyczne uprawnienia (m.in. Certyfikat Audytora Wiodącego ISO 27001 z akredytacją IRCA) dokładnie ocenią zgodność Twojej organizacji z przepisami prawa.

Szczegółowa analiza obejmuje skrupulatną weryfikację istniejącej dokumentacji oraz zawartych umów, identyfikację procesów związanych z przetwarzaniem danych osób fizycznych, ocenę poziomu zabezpieczenia infrastruktury informatycznej wykorzystywanej w przedsiębiorstwie, a także sprawdzenie tego, czy obszar przetwarzania danych osobowych został zabezpieczony w sposób prawidłowy. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo posiada stronę internetową, audytorzy dokładnie zweryfikują również jej zabezpieczenie.

Po skończonym audycie przedstawimy dokładny raport, z którego dowiesz się, jakie aspekty związane z procedurami ochrony danych osób fizycznych w Twojej firmie są niezgodne z zapisami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Przygotowany raport będzie uwzględniał analizę ryzyka.

Dlaczego warto zlecić Audyt RODO ekspertom?

Wiedzę na poziomie eksperckim zdobywa się latami. Uzyskanie przez członków naszego zespołu uprawnień (m.in. Audytora Wiodącego ISO 27001, Menedżera Bezpieczeństwa Informacji, Inspektora Ochrony Danych) jest wyrazem troski o to, aby świadczyć usługi na jak najwyższym poziomie. Gwarantujemy naszym klientom bezpieczeństwo prawne. 

Obsługując firmy oraz podmioty Administracji Rządowej i Jednostki Samorządu Terytorialnego zdobyliśmy ogromne doświadczenie, które pozwala nam na jeszcze wydajniejszą realizację świadczonych usług.

Audyt RODO przeprowadzony przez naszych ekspertów będzie solidną bazą do wprowadzenia zmian w procedurach związanych z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osób fizycznych. Zyskasz pewność, że ewentualna kontrola organu nadzorczego zakończy się pozytywnym wynikiem.

Zadaniem Inspektora Ochrony Danych jest czuwanie nad przestrzeganiem przepisów zawartych w Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych. Administrator Danych może wyznaczyć na IOD swojego pracownika lub może też skorzystać z outsourcingu funkcji IOD. Ta druga możliwość zyskuje coraz większe uznanie wśród przedsiębiorców z różnych branż.

Kto może zostać Inspektorem Ochrony Danych w Twoim przedsiębiorstwie?

Chcąc dowiedzieć się, czy na Twojej organizacji spoczywa obowiązek wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych, trzeba sięgnąć do przepisów zawartych w RODO. Rozporządzenie wskazuje trzy przypadki, w których powołanie osoby na takie stanowisko jest obligatoryjne. Wśród podmiotów, które podlegają takiemu obowiązkowi, wyróżnić można m.in. podmioty publiczne (z wyjątkami), a także podmioty gospodarcze przetwarzające na dużą skalę dane osób fizycznych. Obowiązek powołania IOD ma również taka organizacja, która prowadzi regularny monitoring osób lub ich zachowań.

Efektywnym sposobem na zapełnienie wakatu IOD jest outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych. Taką usługę świadczymy na terenie całego kraju. Pamiętaj, że jest to niezwykle odpowiedzialna funkcja, a osoba, która się jej podejmuje, bierze na siebie ogromny zakres obowiązków. Możesz oczywiście wyznaczyć IOD spośród swoich pracowników, jednak wówczas musisz się liczyć z dodatkowymi kosztami, związanymi z przeszkoleniem takiej osoby.

W jaki sposób przebiega przejęcie funkcji Inspektora Ochrony Danych?

Przejmując funkcję Inspektora Ochrony Danych, nasi eksperci biorą na siebie szereg obowiązków, które wynikają z zapisów zawartych w RODO. Zobowiązujemy się do tego, że dokonamy szczegółowego przeglądu rejestrów, umów zawartych z firmami, z którymi współpracuje Twoja organizacja, polityki bezpieczeństwa oraz polityki prywatności, a także przyjrzymy się przeprowadzonym wcześniej analizom ryzyka.

Realizacja polityki bezpieczeństwa zgodnej z zapisami rozporządzenia jest naszym głównym zadaniem, które będziemy realizować w Twojej organizacji. Będziemy prowadzić nieustanny monitoring zgodności wdrażanych procedur z RODO. Zajmiemy się również przygotowaniem zaleceń związanych z polityką bezpieczeństwa danych. Przeprowadzimy szkolenia dla pracowników Twojej organizacji. Ich zakres będzie dostosowany do funkcji, jakie pełnią konkretne osoby. 

Nasz ekspert IOD będzie także współpracował z działem IT Twojej organizacji, aby doprowadzić do stworzenia procedur na wypadek incydentów bezpieczeństwa. Będzie on także odpowiedzialny za kontakt z organem nadzorczym w sprawach dotyczących przetwarzania danych osób fizycznych.

Dlaczego funkcję IOD warto powierzyć ekspertom?

Wiedza oraz doświadczenie to dwa elementy, które są podstawą rzetelnego wykonywania obowiązków. Osoba pełniąca funkcję IOD powinna doskonale znać przepisy RODO. Niezbędne są nieustanne szkolenia i podnoszenie kompetencji. Gdy na IOD wyznaczysz pracownika swojej organizacji, musisz liczyć się z ciągłymi kosztami szkoleń. Outsourcing funkcji IOD pozwala na realne odciążenie budżetu. Nasi eksperci posiadają certyfikaty gwarantujące wysoki poziom kompetencji. Uczestniczą w szkoleniach, a także w konferencjach naukowych, które są organizowane na uczelniach wyższych w całym kraju. 

Powierzając nam funkcję UOD masz pewność, że Twoja organizacja spełni wszelkie wymogi formalne nałożone przez RODO.

Przepisy Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych nakładają w pewnych sytuacjach na Administratora Danych obowiązek wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych. Pełnienie funkcję IOD można zlecić ekspertowi z zewnętrznej firmy. Z możliwości outsourcingu IOD korzysta obecnie coraz więcej podmiotów.

Kto podlega pod zapisy Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych?

Przy określaniu podmiotów podlegających pod Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych i nie ma znaczenia wielkość organizacji czy profil jej działalności. RODO obejmuje wszystkie podmioty gospodarcze (zarówno JDG, jak i spółki), które prowadzą działalność na terenie Unii Europejskiej. Jednak nie każdy Administrator Danych ma obowiązek wyznaczania Inspektora Danych Osobowych. Konieczność taka zachodzi w przypadku:

• podmiotów publicznych (z wyjątkiem sądów – w ograniczonym zakresie),
• podmiotów gospodarczych, których główna działalność związana jest z przetwarzaniem danych o charakterze szczególnym, a przetwarzanie to odbywa się na dużą skalę,
• podmiotów gospodarczych prowadzących regularny i systematyczny monitoring osób lub ich zachowań.

Na Inspektora Ochrony Danych warto wyznaczyć osobę posiadającą odpowiednie kompetencje. Osoba taka powinna mieć wiedzę z zakresu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Najlepiej będzie, gdy IOD posiada kompetencje i uprawnienia w zakresie bezpieczeństwa danych potwierdzone stosownym certyfikatem.

Jakie obowiązki przejmuje na siebie Inspektor Ochrony Danych?

W ramach świadczonej usługi, nasz ekspert przejmie obowiązki IOD, do których zaliczyć można m.in.

• obowiązki informacyjne wynikające z RODO oraz innych przepisów w zakresie ochrony danych osób fizycznych,
• obowiązek monitorowania przestrzegania zapisów RODO,
• obowiązek przygotowywania analizy ryzyka,
• obowiązek kontroli przygotowanych rejestrów,
• obowiązek współpracy z działem IT,
• obowiązek współpracy z organem nadzorczym,
• obowiązek pośredniczenia w kontakcie z osobami, których dotyczą gromadzone, przechowywane i przetwarzane dane.

Współpracujemy w zakresie pełnienia funkcji IOD z organizacjami na terenie całego kraju. Przeprowadzimy szkolenia dla Twoich pracowników dostosowane do funkcji, jaką pełnią w organizacji.

Dlaczego outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych jest korzystny?

Zapis art. 37 w ust. 6 Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych precyzyjnie określa, kto może pełnić w organizacji funkcję Inspektora Ochrony Danych. Na tym stanowisku może zostać zatrudniony pracownik Administratora Danych (IOD nie może być właściciel firmy). Alternatywą dla zatrudnienia pracownika jest przekazanie kompetencji IOD osobie z firmy zewnętrznej. Outsourcing jest przez przedsiębiorców wybierany coraz częściej. Pozwala na konkretne zyski. Funkcję IOD można wówczas powierzyć ekspertowi posiadającemu odpowiednie uprawnienia. Nie trzeba inwestować w proces szkoleniowy własnych pracowników.