Przejęcie funkcji IOD
Kto najczęściej korzysta z tej usługi?
– Firmy z segmentu MŚP
– Fundacje i Stowarzyszenia
– Jednostki Samorządu Terytorialnego
– Jednostki ochrony zdrowia
Czy Twoja firma rzeczywiście spełnia wymagania RODO? Czy wiesz, jak zareagować, gdy pracownik przypadkowo wyśle dane klienta do niewłaściwego odbiorcy? A może obawiasz się kontroli z Urzędu Ochrony Danych Osobowych i nie masz pewności, czy dokumentacja w Twojej firmie jest kompletna i aktualna?
Jeśli choć raz odpowiedziałeś „nie wiem” lub „nie mam pewności” – outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD) może być właśnie dla Ciebie.
Nasza usługa polega na przejęciu obowiązków IOD przez zewnętrznego specjalistę, który nie tylko spełnia wymogi formalne wynikające z przepisów, ale przede wszystkim aktywnie dba o bezpieczeństwo danych w Twojej organizacji. Nie ograniczamy się do roli „figuranta” zgłoszonego do UODO – realnie wspieramy Twoją firmę w codziennym działaniu.
W ramach usługi zapewniamy:
- Pełne przejęcie funkcji Inspektora Ochrony Danych, z oficjalnym zgłoszeniem do UODO.
- Ciągłe wsparcie prawne i praktyczne – odpowiadamy na pytania, rozwiązujemy wątpliwości, reagujemy na incydenty.
- Stały nadzór nad zgodnością z RODO – monitorujemy zmiany przepisów i dostosowujemy działania w firmie.
- Kompleksowe prowadzenie dokumentacji – rejestry, polityki, procedury, klauzule, zgody, analizy ryzyka.
- Szkolenia i podnoszenie świadomości – prowadzimy szkolenia dla zespołu i kadry zarządzającej.
- Przygotowanie do kontroli – pomagamy w razie wizyty UODO lub audytów zewnętrznych.
Współpraca z nami to nie tylko spełnienie obowiązku prawnego. To przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa i oszczędność czasu, który możesz poświęcić na rozwój firmy, zamiast analizować przepisy, ryzyka i procedury.
Z nami RODO przestaje być problemem. Staje się narzędziem, które wspiera odpowiedzialne i bezpieczne prowadzenie biznesu.
Rozwiązujemy konkretne problemy
Pracownik przypadkowo wysłał dane klienta do niewłaściwego odbiorcy
Nie wiesz, czy trzeba to zgłosić do UODO? Co powiedzieć klientowi? Jak to udokumentować?
Kontrola z Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Pismo z UODO ląduje na Twoim biurku – a Ty nie wiesz, od czego zacząć.
Nieaktualna lub brakująca dokumentacja RODO
Wdrożenie miało miejsce kilka lat temu i od tej pory „nikt już tego nie ruszał”
Nowy system lub współpraca z podwykonawcą
Wdrażasz CRM, sklep internetowy albo zatrudniasz zewnętrzną firmę marketingową?
Co zyskujesz, wybierając zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych?
- Oszczędność czasu i energii – nie musisz śledzić zmian w przepisach, tworzyć dokumentacji czy szkolić pracowników na własną rękę. Bierzemy to na siebie – Ty skupiasz się na prowadzeniu firmy.
- Brak konieczności zatrudniania specjalisty na etat – Outsourcing to znacznie tańsze rozwiązanie niż tworzenie nowego stanowiska pracy. Nie ponosisz kosztów rekrutacji, szkoleń ani ZUS-u.
- Spokój w razie kontroli UODO – masz u swojego boku eksperta, który przygotuje Twoją firmę na kontrolę i pomoże przejść przez nią bez nerwów i stresu.
- Gotową dokumentację, zawsze aktualną – tworzymy, przeglądamy i aktualizujemy niezbędne dokumenty – od polityk, przez rejestry, po zgody i klauzule informacyjne. Wszystko zgodnie z Twoją branżą.
- Pomoc w sytuacjach kryzysowych – wycieki danych? Skargi klientów? Błędy pracowników? Reagujemy natychmiast – analizujemy ryzyko, rekomendujemy działania i pomagamy zgłosić incydent, jeśli to konieczne.
- Minimalizacja ryzyka finansowego i wizerunkowego – dzięki działaniom prewencyjnym i ciągłemu nadzorowi, zmniejszasz ryzyko kar finansowych i utraty zaufania klientów.
- Wsparcie dla zespołu i zarządu – organizujemy szkolenia i warsztaty – tak, aby każdy wiedział, jakie ma obowiązki i jak prawidłowo postępować z danymi osobowymi.
- Stały kontakt i doradztwo – jesteśmy dostępni mailowo, telefonicznie i online – nie musisz czekać tygodniami na odpowiedź. W nagłych sprawach reagujemy od razu.
Outsourcing funkcji IOD – najczęstsze pytania
Czy zewnętrzny IOD jest zgodny z RODO?
Tak. Przepisy RODO wprost dopuszczają możliwość powierzenia funkcji Inspektora Ochrony Danych osobie lub podmiotowi spoza organizacji. Warunkiem jest, aby taka osoba posiadała odpowiednią wiedzę fachową z zakresu przepisów oraz praktyki ochrony danych osobowych. My te wymagania spełniamy w pełni – a dodatkowo działamy w oparciu o wieloletnie doświadczenie i znajomość różnych branż.
Jak wygląda współpraca w praktyce?
Po podpisaniu umowy przeprowadzamy audyt wstępny i analizujemy obecny stan ochrony danych w Twojej organizacji. Na tej podstawie aktualizujemy dokumentację i wdrażamy ewentualne procedury. Otrzymujesz kontakt do dedykowanego specjalisty (IOD), z którym możesz się komunikować mailowo, telefonicznie i podczas cyklicznych spotkań. W zależności od pakietu – organizujemy również szkolenia, kontrolujemy zgodność z przepisami i jesteśmy dostępni w razie nagłych sytuacji (np. incydentów, skarg, pism z UODO).
Czy IOD reprezentuje moją firmę przed UODO?
Tak. Inspektor pełni funkcję punktu kontaktowego dla Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jeśli do Twojej firmy trafi pismo z UODO – przygotujemy odpowiedzi, poprowadzimy korespondencję i pomożemy przejść przez proces kontroli. W sytuacjach wymagających zgłoszenia naruszenia – przygotujemy dokumentację i złożymy wniosek w Twoim imieniu.
Czy IOD musi być niezależny? Czy to w ogóle możliwe przy outsourcingu?
Zgodnie z RODO, Inspektor musi działać niezależnie i bez konfliktu interesów. To właśnie jedna z największych zalet outsourcingu – zewnętrzny IOD nie podlega wewnętrznej hierarchii firmy, nie pełni funkcji, które mogłyby kolidować z ochroną danych i nie ma żadnych dodatkowych interesów w organizacji. Dla Ciebie oznacza to większą obiektywność i profesjonalizm w działaniu.
Czy mogę zrezygnować z usługi, jeśli przestanie być potrzebna?
Tak. Umowa zawierana jest z okresem wypowiedzenia – zwykle miesięcznym lub kwartalnym, w zależności od ustaleń. Nie wiążemy klientów długoterminowo bez potrzeby – naszym celem jest budowa zaufania i długofalowej współpracy, a nie sztywne zobowiązania. Jeśli Twoja firma się przekształci, zmieni profil działalności lub zatrudni własnego IOD – elastycznie dostosujemy współpracę.
Czy muszę mieć IOD w firmie, jeśli prowadzę małą działalność?
Nie zawsze. Obowiązek powołania IOD wynika głównie z rodzaju i skali przetwarzania danych – dotyczy m.in. placówek oświatowych, medycznych, podmiotów publicznych oraz firm, które przetwarzają dane wrażliwe (np. o zdrowiu, pochodzeniu, przekonaniach). W wielu firmach – choć nie ma obowiązku prawnego – warto skorzystać z outsourcingu IOD w formie profilaktyki, np. przy pracy z danymi klientów, pracowników czy przy projektach IT. Skontaktuj się z nami – bezpłatnie ocenimy, czy w Twoim przypadku powołanie IOD jest konieczne lub zalecane.
Cennik wstępny – outsourcing funkcji IOD
W branży ochrony danych osobowych rzadko spotyka się otwarte podejście do cen – najczęściej usługi wyceniane są indywidualnie i „na zapytanie”. My jednak wychodzimy z założenia, że przejrzystość to podstawa zaufania – dlatego przedstawiamy orientacyjny cennik naszych usług w modelu outsourcingu funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD).
Podane kwoty to punkt odniesienia – pokazują, z jakimi kosztami należy się liczyć przy pełnej, zewnętrznej obsłudze IOD w zależności od rodzaju działalności, skali przetwarzania danych czy liczby lokalizacji. Każda współpraca wyceniana jest indywidualnie, ale zawsze w oparciu o klarowną strukturę i konkretny zakres działań.
Dla firm, które nie mają obowiązku powoływania IOD, ale chcą korzystać ze wsparcia eksperta w ramach stałej i bardziej przystępnej opieki – już wkrótce wprowadzimy pakiety subskrypcyjne, dostosowane do różnych potrzeb i możliwości budżetowych.
Pakiet
Dla kogo
Cena netto/ m-c
Zakres
Basic
Małe firmy, NGO
od 800 zł
Zdalna obsługa, audyt, dokumentacja
Standard
Firmy do 50 osób
od 1300 zł
Obsługa hybrydowa, szkolenie, incydenty
Premium
JST, medycyna, dane wrażliwe
od 1800 zł
Pełna opieka, kontakt z UODO, analiza DPIA
Nie musisz mieć Inspektora Ochrony Danych,
żeby skorzystać z jego wsparcia
Nie każda firma ma obowiązek powoływania Inspektora Ochrony Danych.
Jednak brak formalnego wymogu nie oznacza, że ochrona danych może zejść na dalszy plan. Nawet niewielka firma, przetwarzająca dane klientów, pracowników czy współpracowników, powinna działać zgodnie z przepisami i mieć wsparcie w razie incydentu, skargi czy zmiany przepisów.
Dlatego przygotowaliśmy ofertę subskrypcyjną, w ramach której możesz korzystać z wiedzy i doświadczenia Inspektora Ochrony Danych – bez konieczności jego powoływania i bez angażowania dużych budżetów. Nasze pakiety zostały stworzone z myślą o mikro, małych i średnich firmach oraz organizacjach, które chcą działać zgodnie z RODO, ale szukają elastycznego i przystępnego cenowo rozwiązania.
Porozmawiaj z nami o Outsourcingu funkcji IOD
Skontaktujemy się z Tobą w dniu roboczym w ciągu 24 godzin
Dane rejestrowe naszej firmy:
Inspektorzyrodo.pl Sp. z o.o.
Siedziba: 00-682 Warszawa ul. Hoża 86/410
KRS 0000739784 Regon 380718355 NIP 7010831232