Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym – jak zapewnić zgodność z RODO?
Wstęp
Biura rachunkowe każdego dnia przetwarzają ogromne ilości danych osobowych – od numerów PESEL, przez dane kadrowe, aż po informacje finansowe. W dobie rosnącej cyfryzacji i coraz surowszych regulacji, ochrona danych osobowych staje się nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także elementem budowania zaufania klientów. Jakie działania powinno podjąć biuro rachunkowe, aby zapewnić zgodność z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych?
Dlaczego ochrona danych w biurze rachunkowym jest tak ważna?
Biura rachunkowe pełnią często podwójną rolę: są administratorem danych własnych (np. pracowników) oraz podmiotem przetwarzającym dane klientów (np. pracowników obsługiwanych firm). To oznacza konieczność spełnienia wielu obowiązków wynikających z RODO, w tym:
- zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych,
- prowadzenia rejestru czynności przetwarzania,
- zgłaszania naruszeń danych osobowych,
- zawierania umów powierzenia danych z klientami.
Kluczowe obowiązki biura rachunkowego wynikające z RODO
1. Rejestr czynności przetwarzania (czytaj więcej)
Zgodnie z art. 30 RODO każde biuro rachunkowe powinno prowadzić dokumentację przetwarzania danych – zarówno swoich, jak i tych przetwarzanych w imieniu klientów.
2. Umowy powierzenia danych osobowych (czytaj więcej)
Obsługując klientów, biuro przetwarza dane w ich imieniu. Wymagane jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodnej z art. 28 RODO.
3. Szkolenia i polityki wewnętrzne (czytaj więcej)
Regularne szkolenia z ochrony danych osobowych dla pracowników oraz wdrożenie polityki bezpieczeństwa to podstawa świadomego przetwarzania danych.
4. Zgłoszenia naruszeń danych (czytaj więcej)
W przypadku np. wysyłki dokumentu do błędnego odbiorcy, należy zgłosić naruszenie do UODO w ciągu 72 godzin (jeśli istnieje ryzyko dla osób, których dane dotyczą).
Praktyczne środki bezpieczeństwa
Organizacyjne:
- Upoważnienia do przetwarzania danych,
- Procedury postępowania z danymi i naruszeniami,
- Rejestr naruszeń i zgłoszeń.
Techniczne:
- Zabezpieczenie komputerów hasłem i antywirusem,
- Kopie zapasowe danych (backup),
- Szyfrowanie dokumentów zawierających dane osobowe.
Czy biuro rachunkowe musi mieć Inspektora Ochrony Danych?
Obowiązek wyznaczenia IOD zależy od skali i rodzaju przetwarzania. W praktyce średnie i większe biura, które przetwarzają dane dużej liczby osób regularnie i systematycznie (np. kadry i płace wielu klientów), powinny rozważyć powołanie Inspektora Ochrony Danych lub skorzystanie z outsourcingu tej funkcji.
Narzędzia wspierające ochronę danych w księgowości
Wśród przydatnych narzędzi warto wymienić:
- Excel / OneTrust / Priva – do rejestrów i oceny skutków (DPIA),
- Trello / ClickUp – do obsługi incydentów i zadań IOD,
- Moodle / Google Forms – do szkoleń pracowników,
- Nextcloud / Microsoft 365 – do bezpiecznego przechowywania dokumentów.
Podsumowanie
Ochrona danych w biurze rachunkowym to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale także inwestycja w bezpieczeństwo i profesjonalny wizerunek firmy. Dzięki wdrożeniu odpowiednich procedur, umów i narzędzi, biuro rachunkowe może nie tylko uniknąć kar finansowych, ale przede wszystkim zyskać zaufanie swoich klientów.
Dane rejestrowe naszej firmy:
Inspektorzyrodo.pl Sp. z o.o.
Siedziba: 00-682 Warszawa ul. Hoża 86/410
KRS 0000739784 Regon 380718355 NIP 7010831232