Naruszenie ochrony danych w biurze rachunkowym – jak postępować krok po kroku?
Wstęp
Praca biura rachunkowego wiąże się z przetwarzaniem ogromnych ilości danych osobowych, często wrażliwych i poufnych. Wystarczy jeden nieuważny ruch – mail wysłany do nieodpowiedniego adresata, zgubiona teczka z dokumentami, dostęp osoby nieupoważnionej – by doszło do naruszenia ochrony danych osobowych. Choć takie sytuacje mogą zdarzyć się nawet w najlepiej zorganizowanych biurach, kluczowe jest to, jak biuro na nie reaguje. Zgodnie z RODO każde naruszenie należy odnotować i ocenić, a w niektórych przypadkach – zgłosić je do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda procedura postępowania krok po kroku i jakie działania warto wdrożyć w biurze rachunkowym.
Czym jest naruszenie ochrony danych?
RODO definiuje naruszenie ochrony danych jako naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub dostępu do danych osobowych. Nie chodzi więc wyłącznie o „wyciek danych” w sensie hakerskim, ale także o wiele codziennych zdarzeń, które mogą wydawać się błahe.
Do typowych incydentów w biurach rachunkowych należą m.in. przesłanie dokumentów do niewłaściwego klienta, błędne wydanie listy płac, utrata nośnika z danymi, dostęp pracownika do danych po zakończeniu współpracy, a nawet błędy w programach księgowych, które skutkują ujawnieniem danych osób trzecich.
Jak rozpoznać, czy incydent to naruszenie RODO?
Nie każdy problem techniczny czy błąd jest od razu naruszeniem danych osobowych w rozumieniu RODO. Kluczowa jest ocena, czy zdarzenie miało wpływ na bezpieczeństwo danych – czy doszło do ujawnienia, zmiany lub utraty danych osobowych, oraz czy istniało ryzyko dla praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Przykładowo, jeśli dokument z danymi pracowników został przypadkowo wysłany do innego klienta, to mamy do czynienia z naruszeniem. Ale jeśli dokument został otwarty wewnętrznie przez osobę upoważnioną do przetwarzania danych, która pomyliła załączniki – sytuacja może nie kwalifikować się jako incydent wymagający zgłoszenia do UODO, choć nadal powinna być odnotowana.
Obowiązek zgłoszenia naruszenia do UODO
Zgodnie z art. 33 RODO, jeżeli naruszenie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator danych musi zgłosić je do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia. W praktyce biuro rachunkowe pełni najczęściej funkcję podmiotu przetwarzającego, więc jego obowiązkiem jest niezwłoczne poinformowanie klienta, który jest administratorem danych. To on podejmuje decyzję o zgłoszeniu incydentu do UODO.
Warto mieć przygotowany formularz zgłoszenia incydentu – z datą, opisem zdarzenia, kategorią danych, liczbą osób, które mogły zostać dotknięte naruszeniem, oraz oceną ryzyka.
Jeśli naruszenie może skutkować poważnymi konsekwencjami – np. ujawnieniem danych o wynagrodzeniu lub numerów PESEL – należy również poinformować osoby, których dane dotyczą. Powiadomienie powinno być zrozumiałe, jasne i zawierać zalecenia dotyczące dalszego postępowania.
Procedura postępowania w przypadku naruszenia danych
W biurze rachunkowym powinna funkcjonować jasna i wdrożona procedura postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych. Obejmuje ona kilka kroków:
Najpierw należy zidentyfikować incydent – może to zrobić każdy pracownik, który zauważy coś niepokojącego. Następnie zgłasza on ten fakt do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych – może to być właściciel firmy, Inspektor Ochrony Danych lub inna wyznaczona osoba. Incydent zostaje opisany i oceniony – czy doszło do naruszenia, jakie dane zostały objęte, ilu osób dotyczyło zdarzenie, i jakie może mieć skutki.
Kolejnym krokiem jest ustalenie, czy konieczne jest zgłoszenie incydentu do UODO. Jeśli tak – klient jako administrator musi przygotować odpowiednie zgłoszenie. Biuro, jako podmiot przetwarzający, ma obowiązek udostępnić wszystkie informacje niezbędne do tego procesu.
Na koniec należy wdrożyć działania naprawcze – np. zmiana hasła, dodatkowe szkolenie dla pracownika, usprawnienie procedur bezpieczeństwa – i wpisać incydent do rejestru naruszeń.
Jak prowadzić rejestr naruszeń?
Prowadzenie rejestru naruszeń to jeden z obowiązków wynikających z art. 33 ust. 5 RODO. Nawet jeśli incydent nie został zgłoszony do UODO, powinien być odnotowany w dokumentacji wewnętrznej. Taki rejestr może być prowadzony w formie tabeli Excel, arkusza w systemie kadrowym lub jako część ogólnej dokumentacji ochrony danych.
Każdy wpis powinien zawierać co najmniej:
- datę i opis incydentu,
- kategorię danych objętych naruszeniem,
- działania podjęte w celu jego usunięcia,
- ocenę ryzyka dla osób, których dane dotyczą,
- decyzję o zgłoszeniu lub niezgłoszeniu incydentu,
- datę zamknięcia sprawy i podpis osoby odpowiedzialnej.
Taki rejestr jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również skutecznym narzędziem kontroli wewnętrznej. Pozwala wyciągać wnioski z wcześniejszych zdarzeń i budować kulturę bezpieczeństwa danych.
Dobre praktyki i zabezpieczenia
Oprócz procedur i rejestrów, ważne jest, by biuro rachunkowe stosowało również prewencyjne środki bezpieczeństwa, które ograniczają ryzyko incydentów. Do najważniejszych należą:
- regularne szkolenia z ochrony danych,
- szyfrowanie danych i nośników,
- stosowanie VPN i programów antywirusowych,
- ograniczenie dostępu do danych tylko dla osób upoważnionych,
- kontrola nad przesyłaniem dokumentów e-mailowo (np. hasła, komunikatory szyfrowane),
- szybkie wylogowywanie się z systemów i blokady ekranów.
Podsumowanie
Naruszenie ochrony danych osobowych może zdarzyć się w każdym biurze rachunkowym – niezależnie od wielkości czy doświadczenia zespołu. Kluczowe znaczenie ma jednak to, jak biuro zareaguje. Jasna procedura, szybka identyfikacja i ocena zdarzenia, zgłoszenie do klienta lub UODO oraz prowadzenie dokumentacji – to fundamenty skutecznego systemu reagowania. Dzięki temu biuro nie tylko minimalizuje skutki naruszeń, ale również pokazuje, że podchodzi do ochrony danych w sposób odpowiedzialny i profesjonalny.
Dane rejestrowe naszej firmy:
Inspektorzyrodo.pl Sp. z o.o.
Siedziba: 00-682 Warszawa ul. Hoża 86/410
KRS 0000739784 Regon 380718355 NIP 7010831232