Audyt zgodności z RODO
Kto najczęściej korzysta z tej usługi?
– Firmy z segmentu MŚP
– Fundacje i Stowarzyszenia
– Jednostki Samorządu Terytorialnego
– Jednostki ochrony zdrowia
Zyskaj pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Przeprowadzimy kompleksowy audyt RODO, który w prosty i zrozumiały sposób pokaże, co działa dobrze, a co wymaga poprawy.
Sprawdzimy dokumentację, praktyki i zabezpieczenia – bez zbędnej biurokracji i oderwanych od rzeczywistości zaleceń.
Co zyskujesz?
- Spokój i gotowość na kontrolę UODO
- Realne ograniczenie ryzyk i nieprawidłowości
- Jasny plan działania i pełne wsparcie wdrożeniowe
Audyt przeprowadzamy sprawnie, z poszanowaniem Twojego czasu i specyfiki działalności. Na życzenie oferujemy również pomoc we wdrożeniu zaleceń lub stałą opiekę eksperta. Sprawdź, jak wygląda proces współpracy i umów się na bezpłatną konsultację wstępną.
Na czym polega usługa audytu zgodności z RODO?
RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (pełna nazwa: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679), obowiązuje od 25 maja 2018 roku i dotyczy wszystkich podmiotów, które gromadzą, przechowują lub przetwarzają dane osobowe obywateli Unii Europejskiej. Zostało wprowadzone po to, by uporządkować zasady ochrony danych w całej UE i lepiej zabezpieczać prywatność osób fizycznych w coraz bardziej zdigitalizowanym świecie.
RODO nie dotyczy tylko dużych korporacji – obowiązuje każdą firmę, organizację czy instytucję, która w jakikolwiek sposób ma kontakt z danymi osobowymi. Dotyczy to m.in. danych pracowników, klientów, kontrahentów czy użytkowników stron internetowych.
Audyt zgodności z RODO to kompleksowe sprawdzenie, czy Twoja firma działa zgodnie z tymi przepisami. Analizujemy dokumentację, procedury i codzienne praktyki związane z przetwarzaniem danych osobowych – nie po to, by szukać błędów, ale by realnie pomóc w ich uporządkowaniu i uniknięciu ryzyka.
Sprawdzamy, m.in.:
- czy masz odpowiednie podstawy prawne do przetwarzania danych,
- czy zbierasz tylko te dane, które są naprawdę potrzebne,
- jak chronisz dane przed dostępem osób nieupoważnionych,
- czy Twoja dokumentacja (polityki, klauzule, rejestry) odpowiada faktycznym procesom w firmie.
Cały proces prowadzimy w sposób przystępny, dostosowany do Twojej branży i skali działalności. Dzięki temu zyskujesz jasny obraz sytuacji, konkretne wskazówki, co poprawić i gotowość na ewentualną kontrolę np. ze strony UODO.
Dla kogo jest ta usługa?
Audyt zgodności z RODO to usługa dla wszystkich, którzy chcą mieć pewność, że przetwarzanie danych osobowych w ich organizacji odbywa się zgodnie z prawem – bez ryzyka kar, chaosu organizacyjnego czy utraty zaufania klientów.
Najczęściej z audytu korzystają:
- małe i średnie firmy, które samodzielnie próbowały wdrożyć RODO, ale nie są pewne, czy wszystko zostało zrobione właściwie,
- organizacje, które wprowadzały zmiany (np. nowy system IT, zmiana struktury, nowe usługi) i chcą zweryfikować wpływ tych zmian na przetwarzanie danych,
- podmioty publiczne i niepubliczne, takie jak szkoły, przedszkola, placówki medyczne, fundacje czy stowarzyszenia – tam, gdzie dane osobowe są przetwarzane w dużym zakresie, ale brakuje dedykowanych zasobów do kontroli zgodności,
- firmy planujące powierzenie funkcji IOD zewnętrznie – audyt może być punktem wyjścia do dalszej współpracy.
Z audytu skorzystają zarówno Ci, którzy chcą uporządkować temat raz a dobrze, jak i Ci, którzy potrzebują cyklicznego przeglądu zgodności, np. raz do roku. To także dobre rozwiązanie przed planowaną kontrolą lub jako reakcja na skargę klienta.
Co obejmuje audyt?
Audyt zgodności z RODO to nie tylko „checklista” do odhaczenia. To wnikliwa analiza tego, jak w Twojej firmie lub instytucji działa system ochrony danych osobowych – w teorii i w praktyce. Sprawdzamy zarówno dokumentację, jak i codzienne procedury, sposób działania pracowników czy wykorzystywane systemy IT.
Zakres audytu obejmuje:
- Analizę dokumentacji RODO – sprawdzamy m.in. politykę ochrony danych, rejestry czynności przetwarzania, umowy powierzenia, upoważnienia, klauzule informacyjne, procedury reagowania na incydenty czy realizacji praw osób, których dane dotyczą.
- Weryfikację zgodności z obowiązującym prawem – oceniamy, czy przetwarzanie danych ma podstawy prawne, czy dane są zbierane w sposób adekwatny i zgodny z celem, a także czy przestrzegane są zasady minimalizacji, przejrzystości i ograniczenia czasowego.
- Przegląd rozwiązań technicznych i organizacyjnych – analizujemy środki zabezpieczające dane, w tym dostęp do systemów, hasła, backupy, uprawnienia użytkowników, ochronę urządzeń mobilnych i poczty elektronicznej.
- Rozmowy z pracownikami i obserwację praktyk – sprawdzamy, jak wygląda rzeczywistość: czy dokumenty są właściwie przechowywane, czy dane nie są przekazywane osobom nieupoważnionym, jak wygląda praca zdalna czy obsługa zapytań od klientów.
- Rekomendacje i raport – po zakończeniu audytu otrzymujesz szczegółowy, ale przystępny raport, który jasno pokazuje:
– co działa dobrze,
– gdzie są ryzyka lub braki,
– jakie działania warto wdrożyć (z priorytetami i propozycją harmonogramu).
Wszystko w duchu realnej pomocy, a nie straszenia przepisami. Skupiamy się na praktycznych rozwiązaniach – dopasowanych do Twojej działalności i możliwości.
Korzyści z przeprowadzenia audytu zgodności z RODO
Audyt RODO to nie tylko obowiązek, który „warto mieć z głowy”. To inwestycja w bezpieczeństwo, zaufanie i sprawne funkcjonowanie Twojej organizacji. Poniżej przedstawiamy najważniejsze korzyści, jakie daje dobrze przeprowadzony audyt:
- Spokój i poczucie kontroli
Zyskujesz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami, a dane osobowe są chronione w sposób właściwy. Nie musisz obawiać się kontroli z UODO ani skarg ze strony klientów czy pracowników. - Ograniczenie ryzyka finansowego i wizerunkowego
Braki w dokumentacji czy błędne praktyki mogą skutkować wysokimi karami lub utratą reputacji. Audyt pomaga te ryzyka zidentyfikować i wyeliminować, zanim staną się problemem. - Uporządkowanie dokumentacji i procedur
Po audycie wiesz dokładnie, które dokumenty powinieneś mieć, jak powinny wyglądać i do czego realnie służą. Koniec z kopiowaniem wzorów z internetu – masz dokumentację skrojoną na miarę. - Większa świadomość wśród pracowników
Audyt to również okazja do rozmowy z zespołem – pokazujemy, jakie są dobre praktyki i na co warto zwracać uwagę w codziennej pracy z danymi. - Dobre przygotowanie na przyszłość
Czy planujesz rozwój działalności, nowe usługi, system CRM, outsourcing? Audyt pozwala ocenić, czy Twoja organizacja jest gotowa na zmiany także od strony ochrony danych. - Silniejsza pozycja w relacjach z kontrahentami
Coraz więcej firm wymaga od partnerów przestrzegania RODO – audyt i uporządkowana dokumentacja to Twoja przewaga konkurencyjna.
Dlaczego warto zlecić audyt zgodności z RODO naszej firmie
Audyt RODO to temat, który wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale też zrozumienia realiów biznesu. Właśnie dlatego naszym celem nie jest tworzenie „papierologii dla papierologii”, tylko praktyczna pomoc w uporządkowaniu obszaru ochrony danych – tak, by był zgodny z prawem, ale też sensowny operacyjnie.
Dlaczego warto zlecić audyt właśnie nam?
- Mamy doświadczenie w różnych branżach
Pracowaliśmy zarówno z małymi firmami, jak i instytucjami publicznymi. Rozumiemy specyfikę branż takich jak handel, edukacja, usługi medyczne czy IT – nie proponujemy rozwiązań „oderwanych od rzeczywistości”. - Stawiamy na prosty język i zrozumiałe rekomendacje
Raport z audytu nie przypomina rozprawy sądowej. To dokument, który naprawdę rozumiesz i możesz wdrożyć krok po kroku – nawet bez prawnika obok. - Nie straszymy karami – uczymy, jak ich unikać
Zamiast skupiać się na zagrożeniach, pokazujemy rozwiązania. Nasza rola to doradca, nie sędzia. - Działamy niezależnie
Nie reprezentujemy interesów żadnych firm trzecich, nie próbujemy „sprzedać” Ci dodatkowych narzędzi ani usług IT. Skupiamy się wyłącznie na tym, co realnie potrzebne. - Zawsze możesz liczyć na wsparcie po audycie
Jeśli zechcesz – pomożemy wdrożyć rekomendacje, zaktualizować dokumentację lub poprowadzić szkolenie dla zespołu. Nie zostawiamy Cię z raportem i listą problemów.
Audyt zgodności z RODO – najczęstsze pytania
Czy audyt RODO jest obowiązkowy?
Nie, samo przeprowadzenie audytu nie jest obowiązkowe z mocy prawa. Ale jest zdecydowanie zalecane – zarówno przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), jak i przez dobre praktyki w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji. Dobrze przeprowadzony audyt pozwala uniknąć poważnych konsekwencji – finansowych i wizerunkowych.
Czy muszę mieć inspektora ochrony danych, żeby zrobić audyt?
Nie. Audyt możesz zlecić niezależnie od tego, czy masz powołanego IOD, czy nie. W wielu przypadkach to właśnie audyt jest punktem wyjścia do decyzji, czy IOD jest potrzebny, i w jakim zakresie powinien działać.
Jak długo trwa audyt?
W większości przypadków 2–3 tygodnie – wszystko zależy od skali działalności, ilości dokumentów oraz liczby procesów przetwarzania danych. W małych firmach audyt może zająć kilka dni roboczych, w większych – odpowiednio dłużej.
Czy audyt jest jednorazowy, czy trzeba go powtarzać?
Zalecamy, aby audyt był powtarzany co najmniej raz na 12–24 miesiące lub przy istotnych zmianach w organizacji (np. nowe systemy, zmiany kadrowe, ekspansja na nowe rynki). Dzięki temu masz pewność, że zgodność z RODO nie kończy się na papierze, ale jest stale utrzymywana.
Czy audyt zakłóci pracę firmy?
Nie. Dostosowujemy się do rytmu Twojej działalności. Większość prac audytowych realizujemy zdalnie, a jeśli potrzebne są spotkania na miejscu – ustalamy je z wyprzedzeniem, w dogodnym terminie.
Czy otrzymam dokument potwierdzający wykonanie audytu?
Tak – otrzymasz pełny raport audytowy, zawierający opis stanu zgodności, konkretne zalecenia oraz listę działań do wdrożenia. Dokument ten może być podstawą do wewnętrznych działań naprawczych lub przedłożenia w przypadku kontroli.
Czy audyt dotyczy też strony internetowej i mediów społecznościowych?
Tak, jeśli są one związane z przetwarzaniem danych (np. formularze kontaktowe, newslettery, ciasteczka, fanpage). Sprawdzamy, czy polityki prywatności są prawidłowe i czy użytkownicy mają realną kontrolę nad swoimi danymi.
Czy mogę samodzielnie wdrożyć zalecenia po audycie?
Oczywiście. Jeśli masz odpowiednie zasoby i kompetencje w zespole, raport posłuży Ci jako praktyczna instrukcja działania. Jeśli potrzebujesz wsparcia – możemy pomóc w realizacji poszczególnych etapów.
Czy oferujecie stałą obsługę po audycie?
Tak – na życzenie możemy objąć Twoją organizację stałą opieką, np. w formie outsourcingu funkcji IOD lub wsparcia doradczego w modelu abonamentowym.
Jak wygląda proces współpracy?
Wiemy, że czas to dziś jeden z najcenniejszych zasobów, dlatego cały proces audytu RODO prowadzimy sprawnie i bez zbędnego przeciążania Twojego zespołu. Poniżej przedstawiamy, jak wygląda współpraca krok po kroku:
- Wstępna rozmowa i doprecyzowanie zakresu
Zaczynamy od krótkiej rozmowy – telefonicznie lub online. Poznajemy Twoją działalność, ustalamy, jakie dane są przetwarzane i w jakich obszarach chcesz przeprowadzić audyt. Na tej podstawie przygotowujemy indywidualną ofertę. - Podpisanie umowy i przygotowanie planu audytu
Po zaakceptowaniu warunków podpisujemy umowę i przygotowujemy harmonogram oraz listę potrzebnych materiałów. W zależności od sytuacji część audytu może odbyć się całkowicie zdalnie. - Przegląd dokumentacji i procesów
Analizujemy Twoje dokumenty, procedury oraz sposób przetwarzania danych osobowych – zarówno od strony formalnej, jak i praktycznej. Możemy też przeprowadzić rozmowy z pracownikami, którzy na co dzień pracują z danymi. - Weryfikacja zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych
Sprawdzamy, jak dane są chronione: kto ma do nich dostęp, jak działają systemy informatyczne, jak wygląda praca zdalna, czy istnieją procedury backupu i zarządzania incydentami. - Przygotowanie raportu i omówienie wyników
Po zakończeniu audytu otrzymujesz raport z jasnym podziałem: co jest w porządku, co wymaga poprawy i jakie działania należy podjąć. Spotykamy się (online lub na miejscu), by omówić wyniki i odpowiedzieć na Twoje pytania. - Wsparcie po audycie (opcjonalne)
Jeśli chcesz, pomożemy Ci we wdrożeniu zaleceń, przygotowaniu brakujących dokumentów lub przeszkoleniu pracowników. Możesz też zlecić nam stałą opiekę w zakresie ochrony danych osobowych.
Ile kosztuje audyt zgodności z RODO?
Koszt audytu zależy od kilku czynników – nie stosujemy sztywnego cennika, ponieważ każda organizacja jest inna, a zakres audytu zawsze dopasowujemy do rzeczywistych potrzeb. Nie chcemy, żebyś płacił za coś, czego nie potrzebujesz – i odwrotnie: zależy nam, żebyś nie przeoczył niczego istotnego tylko dlatego, że „nie mieści się w pakiecie”.
Na cenę audytu wpływają m.in.:
- liczba lokalizacji, pracowników i systemów IT,
- rodzaj i zakres przetwarzanych danych osobowych,
- ilość posiadanej dokumentacji i wcześniejszych wdrożeń RODO,
- potrzeba przeprowadzenia audytu na miejscu czy możliwość działania zdalnie,
- opcjonalne elementy, jak np. szkolenie pracowników czy aktualizacja dokumentów.
Dla przykładu:
- Dla małej firmy (do 10 osób, podstawowe procesy, 1 lokalizacja) – koszt audytu zaczyna się od 2 500 zł netto.
- Dla średniej firmy (kilka działów, bardziej rozbudowana dokumentacja, więcej systemów) – ceny zaczynają się od 5 000–6 500 zł netto.
- Dla organizacji publicznych i większych podmiotów – wycena indywidualna po krótkim rozpoznaniu.
Porozmawiaj z nami o audycie zgodności z RODO
Skontaktujemy się z Tobą w dniu roboczym w ciągu 24 godzin
Dane rejestrowe naszej firmy:
Inspektorzyrodo.pl Sp. z o.o.
Siedziba: 00-682 Warszawa ul. Hoża 86/410
KRS 0000739784 Regon 380718355 NIP 7010831232